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湖南工程学院印章管理办法
2018-09-05 15:18 党政办公室    (点击: )

第一章 总 则

       第一条  为进一步严格学校印章管理,规范用印程序,根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》,结合学校实际,特制定本办法。

       第二条  印章是代表学校职责权力的印信凭证,具有法定性、权威性和效用性。

       第三条  本办法所指印章包括“中国共产党湖南工程学院委员会”、“湖南工程学院”(含钢印)、 “湖南工程学院合同专用章”等实物公章和相应的电子印章,以及校领导公务印章、校级业务专用章和各学院、部、处、室等校属单位党政印章。

第二章 印章的管理

       第四条  学校授权党政办保管学校党政印章、学校合同专用章、校领导公务印章、学校钢印等实物公章和相应的电子印章,党政办指定专人按规定保管和用印;校级业务专用章由有关职能部门代管;其余印章由各学院、部、处、室等校属单位自行保管。

       第五条  各单位必须指定专人保管和使用印章;专人确因事离岗时必须由单位负责人指定人员暂时代管。

       第六条  保管人员必须坚持原则,严格照章用印。用印前必须填写《湖南工程学院用印审批单》报有关领导审批,核实审批人姓名、用印件内容和落款。印迹要端正清晰。校级印章用印完毕由用印人在《湖南工程学院用印登记表》上登记;年底所有用印审批单和用印登记表移交学校档案室存档。

       第七条  实物印章必须存放于保险柜或加锁的抽屉内。未经校领导批准,不得携带印章离开办公地点。用印完毕,将印章及时放回原处,人离锁落。下班时,检查所保管的印章,落实存放情况。

       第八条  电子印章必须在专用计算机上使用和保管,责任人要随时检查计算机网络系统安全情况和电子印章使用情况,发现问题及时报告。

       第九条 对因印章保管或使用不当而出现事故,将追究单位领导和当事人责任。

第三章 印章的使用

       第十条 校级印章的使用

     (一)以学校党委、行政名义发出的公文,一律凭《湖南工程学院发文审批单》上校领导的签字用印。无需正式行文,但需加盖学校印章的函件,按正规公文格式打印,经所在单位或主管部门负责人签字同意,党政办主任审核,校领导批准后,方可用印。

     (二)学校工作证、学生证、公费医疗证、各类毕业证书、肄业证书、结业证书、学位证书、学历证明、聘书、奖状等常规证书、证明,由承办部门造册,各主管职能部门审核并由分管校领导签字,加盖单位公章后派专人统一到党政办办理用印手续;毕业证、学位证办理须由党政办、教务处、(继续教育毕业证和学位证由继续教育学院负责)、研究生处(硕士学位)、监察处监印,集中办理。

     (三)科研项目、科研成果、科研奖励申报及专利申请,由科技处统一造册审核,报分管校领导审阅、签字后,集中用印。

     (四)以学校名义签署的合同、协议书、意向书以及送报的计划任务书、统计报表、审查表、申报表等重要文本和呈报材料,必须由主办部门提出文本报表,署明编报人或联系人,部门负责人审核签字报请校领导批准后,由党政办用印;合同、协议的签订需按照招投标管理办法规定填写会签单后方可用印;综合统计报表须经党政办综合统计员校验。

     (五)公派出国、办理边境通行证和海关免税、报关、定货等申请表以及涉外公文须经学校人事处、对外交流处、保卫处、资产管理处等相关部门审查,由分管校领导审批后方可用印,必要时报主要校领导审批。学生出国留学所需成绩单、学位证明等材料及英文译件须经档案室、教务处等相关部门审查,由分管校领导审批后方可用印。

     (六)学校介绍信由所在单位开具证明,出差人持单位证明到党政办核实后开具学校介绍信。

     (七)证明信、学籍档案、成绩单等材料需要盖章的,须由本人提出申请,凭所在单位或主管部门出具证明材料,经党政办负责人同意后,方可用印。

     (八)其他事项需使用校印者,可参照以上程序办理。特殊情况使用校印,须经校领导或党政办负责人批准。

     (九)凡涉及到学校重大利益,对学校发展有影响的材料,须经主要校领导审批后,方可用印。

     (十)严格控制学校印章、钢印的使用范围,凡用各单位印章和有关专用章可以办理的事项,不得使用学校印章。

       第十一条 校领导公务印章使用凡需加盖校领导公务印章的公文、证件、证书、聘书等,除已经其本人授权或会签的文件外,其他用印均须经校领导本人签字同意。

       第十二条 其他印章的使用

     (一)党委办公室印章、学校办公室印章用于以党委办公室、学校办公室名义上报、平送的各类公文、文书材料以及对外联系工作,由党政办主任批准后方可用印。

     (二)各类校级业务专用章由代管职能部门管理,用印程序参照校印使用办法。

      (三)各学院、部门等校属单位的印章主要用于在其职责范围内处理公务,向学校和校领导的请示、报告,与校内各单位联系工作。学校职能部门公章可用于与校外有关对口单位联系业务,但必须在相应的职责范围内使用,不得随意扩大使用范围。用印程序参照校级印章的使用程序执行,具体办法由各单位自行制定,并报学校备案。

       第十三条 有下列情况之一者,不予用印:

    (一)纯属私人事务,与本校工作、业务无关的文件、材料。

    (二)空白介绍信、空白证件、空白奖状等。

    (三)用圆珠笔或不同笔迹不同颜色书写的、多处或关键字涂改字迹不清的介绍信。

    (四)不符合本办法要求的证书、证件、聘书、合同、协议、文件、函件、材料、报表。

    (五)落款名称与公章不一致的文件、材料(属代章性质的,应注明“代章”二字)。

       第十四条 学校印章一般不得带离办公室。如因特殊情况需在办公室以外的地点使用印章,需由用印单位提出书面申请,报分管校领导批准后,方可带离办公室,由印章管理人员用章或现场监章。

第四章 印章的刻制、启用与废止

       第十五条 党务、行政系统各单位刻制印章,须根据学校关于机构设置的文件,经党政办负责人审核批准后,由党政办统一刻制。各学院、部、处、室下设的内设机构一般不刻制印章,因工作需要刻制的,由所在处级单位提出申请,经党政办审批后,统一刻制。各级行政机构不得自行刻制带有校名的公章和业务专用章。

        第十六条 印章刻制的规格参照湖南省委、省政府有关印章管理规定。

        第十七条 印章刻制完毕后,先由党政办审核,符合标准者由党政办备案并发出正式启用通知后方可使用。不符合标准的印章要另行刻制,重要印章的启用需报上级主管部门备案。作废印章,必须经党政办验查后集中送档案室封存或销毁。印章丢失,须向党政办及时报告,并声明作废。

第五章 其 他

       第十八条 本办法由党政办负责解释。

       第十九条 本办法自发文之日起施行。

 



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