第一章 总 则

       第一条  为进一步严格学校印章管理，规范用印程序，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》，结合学校实际，特制定本办法。

       第二条  印章是代表学校职责权力的印信凭证，具有法定性、权威性和效用性。

       第三条  本办法所指印章包括“中国共产党湖南工程学院委员会”、“湖南工程学院”（含钢印）、 “湖南工程学院合同专用章”等实物公章和相应的电子印章，以及校领导公务印章、校级业务专用章和各学院、部、处、室等校属单位党政印章。

第二章 印章的管理

       第四条  学校授权党政办保管学校党政印章、学校合同专用章、校领导公务印章、学校钢印等实物公章和相应的电子印章，党政办指定专人按规定保管和用印；校级业务专用章由有关职能部门代管；其余印章由各学院、部、处、室等校属单位自行保管。

       第五条  各单位必须指定专人保管和使用印章；专人确因事离岗时必须由单位负责人指定人员暂时代管。

       第六条  保管人员必须坚持原则，严格照章用印。用印前必须填写《湖南工程学院用印审批单》报有关领导审批，核实审批人姓名、用印件内容和落款。印迹要端正清晰。校级印章用印完毕由用印人在《湖南工程学院用印登记表》上登记；年底所有用印审批单和用印登记表移交学校档案室存档。

       第七条  实物印章必须存放于保险柜或加锁的抽屉内。未经校领导批准，不得携带印章离开办公地点。用印完毕，将印章及时放回原处，人离锁落。下班时，检查所保管的印章，落实存放情况。

       第八条  电子印章必须在专用计算机上使用和保管，责任人要随时检查计算机网络系统安全情况和电子印章使用情况，发现问题及时报告。

       第九条 对因印章保管或使用不当而出现事故，将追究单位领导和当事人责任。

第三章 印章的使用

       第十条 校级印章的使用

     （一）以学校党委、行政名义发出的公文，一律凭《湖南工程学院发文审批单》上校领导的签字用印。无需正式行文，但需加盖学校印章的函件，按正规公文格式打印，经所在单位或主管部门负责人签字同意，党政办主任审核，校领导批准后，方可用印。

     （二）学校工作证、学生证、公费医疗证、各类毕业证书、肄业证书、结业证书、学位证书、学历证明、聘书、奖状等常规证书、证明，由承办部门造册，各主管职能部门审核并由分管校领导签字，加盖单位公章后派专人统一到党政办办理用印手续；毕业证、学位证办理须由党政办、教务处、（继续教育毕业证和学位证由继续教育学院负责）、研究生处（硕士学位）、监察处监印，集中办理。

     （三）科研项目、科研成果、科研奖励申报及专利申请，由科技处统一造册审核，报分管校领导审阅、签字后，集中用印。

     （四）以学校名义签署的合同、协议书、意向书以及送报的计划任务书、统计报表、审查表、申报表等重要文本和呈报材料，必须由主办部门提出文本报表，署明编报人或联系人，部门负责人审核签字报请校领导批准后，由党政办用印；合同、协议的签订需按照招投标管理办法规定填写会签单后方可用印；综合统计报表须经党政办综合统计员校验。

     （五）公派出国、办理边境通行证和海关免税、报关、定货等申请表以及涉外公文须经学校人事处、对外交流处、保卫处、资产管理处等相关部门审查，由分管校领导审批后方可用印，必要时报主要校领导审批。学生出国留学所需成绩单、学位证明等材料及英文译件须经档案室、教务处等相关部门审查，由分管校领导审批后方可用印。

     （六）学校介绍信由所在单位开具证明，出差人持单位证明到党政办核实后开具学校介绍信。

     （七）证明信、学籍档案、成绩单等材料需要盖章的，须由本人提出申请，凭所在单位或主管部门出具证明材料，经党政办负责人同意后，方可用印。

     （八）其他事项需使用校印者，可参照以上程序办理。特殊情况使用校印，须经校领导或党政办负责人批准。

     （九）凡涉及到学校重大利益，对学校发展有影响的材料，须经主要校领导审批后，方可用印。

     （十）严格控制学校印章、钢印的使用范围，凡用各单位印章和有关专用章可以办理的事项，不得使用学校印章。

       第十一条 校领导公务印章使用凡需加盖校领导公务印章的公文、证件、证书、聘书等，除已经其本人授权或会签的文件外，其他用印均须经校领导本人签字同意。

       第十二条 其他印章的使用

     （一）党委办公室印章、学校办公室印章用于以党委办公室、学校办公室名义上报、平送的各类公文、文书材料以及对外联系工作，由党政办主任批准后方可用印。

     （二）各类校级业务专用章由代管职能部门管理，用印程序参照校印使用办法。

      （三）各学院、部门等校属单位的印章主要用于在其职责范围内处理公务，向学校和校领导的请示、报告，与校内各单位联系工作。学校职能部门公章可用于与校外有关对口单位联系业务，但必须在相应的职责范围内使用，不得随意扩大使用范围。用印程序参照校级印章的使用程序执行，具体办法由各单位自行制定，并报学校备案。

       第十三条 有下列情况之一者，不予用印：

    （一）纯属私人事务，与本校工作、业务无关的文件、材料。

    （二）空白介绍信、空白证件、空白奖状等。

    （三）用圆珠笔或不同笔迹不同颜色书写的、多处或关键字涂改字迹不清的介绍信。

    （四）不符合本办法要求的证书、证件、聘书、合同、协议、文件、函件、材料、报表。

    （五）落款名称与公章不一致的文件、材料（属代章性质的，应注明“代章”二字）。

       第十四条 学校印章一般不得带离办公室。如因特殊情况需在办公室以外的地点使用印章，需由用印单位提出书面申请，报分管校领导批准后，方可带离办公室，由印章管理人员用章或现场监章。

第四章 印章的刻制、启用与废止

       第十五条 党务、行政系统各单位刻制印章，须根据学校关于机构设置的文件，经党政办负责人审核批准后，由党政办统一刻制。各学院、部、处、室下设的内设机构一般不刻制印章，因工作需要刻制的，由所在处级单位提出申请，经党政办审批后，统一刻制。各级行政机构不得自行刻制带有校名的公章和业务专用章。

        第十六条 印章刻制的规格参照湖南省委、省政府有关印章管理规定。

        第十七条 印章刻制完毕后，先由党政办审核，符合标准者由党政办备案并发出正式启用通知后方可使用。不符合标准的印章要另行刻制，重要印章的启用需报上级主管部门备案。作废印章，必须经党政办验查后集中送档案室封存或销毁。印章丢失，须向党政办及时报告，并声明作废。

第五章 其 他

       第十八条 本办法由党政办负责解释。

       第十九条 本办法自发文之日起施行。