第一章 总则
第一条 为加强学校合同管理，防控合同风险，维护学校合法权益，推进依法治校，根据《中华人民共和国合同法》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称合同是指以湖南工程学院的名义，与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。
第三条 合同签订必须遵守国家法律、法规以及学校合同管理制度，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则。
学校任何单位和个人不得利用合同的订立和履行损害国家、学校与社会公共利益，不得为单位和个人谋取私利，不得以任何方式泄露在合同管理过程中知悉的技术和商业秘密。
第四条 学校合同实行统一指导监督、分级分类管理、各负其责的制度。
第二章 合同的分级分类管理
第五条 为方便有效管理合同，依据合同的性质和内容，学校将合同分为重大合同、重要合同、一般合同与科研项目合同。
（一）重大合同：合作办学合同，以学校资产联合经营的合同、涉及学校无形资产的合同、涉外合同、债权债务的清偿合同、融资合同、标的金额在人民币100万元及以上的合同、事项重大抑或法律关系复杂的合同、其他学校认为应该按重大合同管理的合同。
（二）重要合同：标的金额在人民币10万元及以上，100万元以下的合同。
（三）一般合同：标的金额在人民币10万元以下的合同，没有标的金额约定的合同，不涉及经济关系的合同。
（四）科研项目合同：学校教职员工作为科研项目负责人，以学校名义与自然人、法人、其他组织之间签订的设立、变更、终止科研工作权利义务关系的各类合同书、协议书、任务书、备忘录以及以其他名称出现的合同。
第六条 学校各职能部门根据其职责范围，分类归口管理相关合同，是合同的业务主管部门。各职能部门主要负责人为合同管理责任人，负责本部门所管辖业务的合同管理，具体包括合同的前期指导、论证、内容的全面审查及履行过程的监督检查等。
第七条 党政办公室负责学校合同的统一管理，包括合同专用章的管理、合同流程管理、合同登记备案、合同信息化管理、合同档案管理、法律顾问的聘请与联络等，以及与合同管理相关的协调工作。
第八条 审计处负责合同管理制度、合同风险防控相关制度的制定完善，合同执行情况的审计监督，合同法规落实情况的监督检查。
第九条 业务主管部门是合同订立、履行的第一责任单位，负责合同文本的起草、拟定、送审、报批及合同履行管理等工作，负责对上级相关政策规定的贯彻落实。
第十条 学校聘请法律顾问，协助合同的起草、修改、审查，参与重大合同谈判，参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动。
第十一条 加强合同格式规范，合同原则上应采用国家或行业标准的合同文本。凡国家规定采用标准合同文本的，必须采用标准文本；没有标准合同文本的，各业务主管部门应分类制定标准合同文本，并经法律顾问审定，报学校党政办公室备案。
第三章 合同的立项与起草
第十二条 凡列入年度预算或不涉及资金使用的项目，可直接进行合同立项。凡未列入年度预算的项目，须在落实资金来源、或按规定程序批准后方可立项。
第十三条 各业务主管部门及相关单位（部门）须从维护学校权益出发，根据《合同法》及相关规定，在对合同当事人的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限进行调查、对合作事项的可行性与合法性进行必要论证后，按照学校统一标准合同文本和学校相关制度要求开展合同文本起草工作。合同的基本要素应齐全，条款应明确、具体。
合同的主要内容应包括：当事人姓名（名称）和住所，合同标的、数量、质量、价款、酬金及结算方式，双方的权利义务，合同对方各种承诺及优惠条件，审计约定及费用支付办法，履约期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法等。
对于未备案的非标准合同文本，业务主管部门拟定合同初稿后，应当召集党政办公室、监察处、计划财务处、审计处、采购与招标管理中心等相关部门负责人、法律顾问以及相关专业技术人员进行集体讨论，形成合同报审稿。
第十四条 起草合同文本前需要进行谈判的，业务主管部门应当及时向分管校领导汇报；对于影响重大、专业技术或法律关系复杂的合同，业务主管部门应当组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。协商或谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。
第四章 合同的审查与订立
第十五条 合同的订立除即时结清方式或按规定可不签订合同外，均应订立书面合同，明确双方权利义务。
严禁未经批准擅自以湖南工程学院或学校所属单位名义对外签订合同，严禁违规签订担保、投资和借贷合同。
第十六条 业务主管部门完成合同文本起草后,应按照《湖南工程学院合同审批表》（附件1）的要求实行会审制度，通过相应的审查程序。具体规定如下：重大合同、重要合同、一般合同均应由采购与招标管理中心、计划财务处、审计处、监察处、法律顾问进行审查。对不涉及经济关系的合同可以不经计划财务处、审计处会审；对使用已经备案的格式文本并且未发生关键性变化的合同可以不经法律顾问会审；对于涉及相关部门业务的合同，需经相关部门会审。
第十七条 有关审查部门要分工协作，各负其责，共同为维护学校利益把好关。审查部门（人员）主要职责：
（一）相关部门。主要负责审查与本部门业务相关的合同内容、条款和可行性等。
（二）采购与招标管理中心。主要审查合同是否符合采购与招标管理规定，合同内容是否与招标文件相吻合，合同标的金额是否与招标确定的金额一致。
（三）计划财务处。审查合同条款是否符合学校有关财经政策和财务管理规定，合同款项支付是否有经费来源保障，资金结算及付款方式是否合理等。
（四）审计处。根据内部审计规范审查合同标的额的合法合理性和需要办理结算审计的相关条款。
（五）监察处。对合同订立的程序及合规性、真实性进行审查。
（六）法律顾问。对合同内容和条款的合法性进行全面审查，对履行合同的法律风险进行评估，做出通过审查、建议修改或不予通过的明确结论，必要时出具法律意见书。
（七）学校领导。对经有关审查部门审查后的合同签署意见。存在不确定事项或有争议的合同应提交学校相关会议研究后审定。
第十八条 业务主管部门报送合同进行审核时，应指定本部门经办人员具体负责，不得由其他单位 （部门）人员代办。审核及会签部门原则上在收到《湖南工程学院合同审批表》及合同文本等相关资料后的2个工作日内将意见反馈给业务主管部门完成审核会签。
第十九条 业务主管部门应当根据审核部门的反馈意见对合同文本进行修改，并送相关部门复查通过后，再将《湖南工程学院合同审批表》、审核部门的反馈意见及修改后的合同文本报校领导审批。
第二十条 科研项目的依托教学院（部）负责对科研项目合同进行审核，重点对技术条款、项目完成的基本保障条件等进行核查。科技处是科研项目合同管理的业务主管部门，负责对科研项目合同知识产权归属和权益分配的约定、对方当事人资质、违约责任条款和争议解决条款等进行核查。纵向科研合同按项目主管部门的要求进行管理，其他科研项目合同的审查程序为：
（一）科研项目合同文本完成起草后，项目负责人从学校科技处网站下载《湖南工程学院科研项目合同审批表》（附件2），填写相关信息，项目依托院（部）负责人审核后签署意见，并加盖单位公章。
（二）项目负责人将合同文本和《湖南工程学院科研项目合同审批表》报科技处审核，科技处征求法律顾问意见后，签署审核意见报分管校领导审批。
第二十一条 合同的签订一般应由对方先签字盖章后，我方才能履行签约手续。根据合同类别不同，合同批准与签约的权限如下：
（一）重大合同一般由校长签署，涉及“三重一大”中重大经费使用签订的合同，需报学校党委批准。
（二）重要合同经校长审批后，由分管校领导签署。
（三）一般合同经分管校领导审批后，由业务主管部门主要负责人签署。
（四）科研项目合同经校长授权，由分管校领导签署。
未经校长批准或授权，任何单位或者个人不得越权擅自对外签订合同。
第二十二条 各类合同统一使用“湖南工程学院合同专用章”。合同文本正式签订后，业务主管部门送党政办公室登记、分类、编号、用章。合同签约完成后，党政办公室、业务主管部门应保存合同文本原件，涉及经济关系的合同应送计划财务处合同文本。
第五章 合同的履行与变更
第二十三条 合同签订后，即具有法律效力，业务主管部门必须对合同执行情况进行动态监督，加强对合同履行过程中各个环节的跟踪管理，保质保量按期完成合同约定事项。
第二十四条 在合同履行过程中，确需变更或解除合同的，应经双方协商后，签订变更或解除合同文本。变更或解除合同，必须说明变更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系和签约双方或多方的权利与义务等。并按前述流程报相关部门审核后签订。
第二十五条 合同履行过程中的补充协议、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、电话记录、传真、电报、合同履行记录及索赔报告等文件材料均为合同档案的组成部分，负责实施该合同的有关单位（部门）和人员应及时、妥善地收集、整理、保存、归档上述资料。
第二十六条 建立合同履行监督审查制度。业务主管部门对合同履行实施有效监控，敦促对方积极执行合同，确保合同全面有效履行。审计处对合同执行情况定期进行内部审计，监察处、审计处、计划财务处、党政办公室等部门组成联合检查组，定期检查合同的履行情况。
合同到期后，业务主管部门须确认合同是否已按约定履行，如果对方没有按合同的约定履行，负责实施该合同的有关单位和人员必须立即以书面函件形式通知对方，并及时将出现的问题、拟采取的措施向业务主管部门和分管校领导汇报，积极采取措施以防止损失扩大。
第二十七条 经业务主管部门征求用户意见、组织验收并提供相关数据后，根据已审批会签的合同文本及相关资料方可办理报账手续，对具有下列情形之一的业务，计划财务处有权拒绝付款：
（一）发票或合同签批手续不完备的；
（二）收款单位名称、银行账号与合同约定不一致的；
（三）发票盖章单位与合同对方签约单位不一致的；
（四）单价、数量、付款方式等与合同约定有出入的；
（五）应当审计而未审计的；
（六）其他按规定应当拒绝付款的。
第二十八条 建立合同管理信息系统，跟踪合同履行情况。
（一）计划财务处对合同条款和经审批的结算申请资料进行审核，未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，计划财务处在付款之前向分管校领导报告；
（二）计划财务处定期与业务主管部门核对，根据合同履行情况办理价款结算和进行账务处理，确保按合同约定及时结算相关价款。
第二十九条 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以货物交清、工程竣工并验收合格，价款结清、无遗留问题为准。
第六章 合同纠纷的处理
第三十条 合同执行过程中出现争议时，由合同双方协商解决。协商不成的，可以通过调解或法律诉讼程序解决。
第三十一条 因合同履行出现法律纠纷、学校收到调解或诉讼的法律文书，由业务主管部门及时向分管校领导、校长汇报，业务主管部门会同党政办公室、采购与招标管理中心、计划财务处、审计处、监察处及法律顾问等组成纠纷处理小组，研究确定该合同纠纷解决的具体方案，参与该纠纷的协商、调解或者诉讼活动。
第三十二条 合同纠纷涉及诉讼的，学校法定代表人可以签署授权委托书委托学校相关工作人员或律师参与诉讼。
第三十三条 合同纠纷涉及的相关单位应当根据纠纷处理小组、委托代理人或律师的要求及时提供相关资料和信息，为学校处理法律纠纷提供必要的支持。
第七章 合同的备案与归档
第三十四条 在合同履行期间，合同档案由业务主管部门指定专人按照学校相应类别的档案管理规定进行分类、整理、立卷。合同项目完成后，业务主管部门应及时将履行、变更、解除合同的有关资料送交学校档案室，不得随意处置、销毁或遗失。另有保密、归档等要求的合同，按有关规定执行。
第三十五条 党政办公室在每年末对学校当年签订的合同进行统计清理，编制移交清单，连同合同文本原件及相关材料一起送交学校档案室，学校档案室应及时按档案管理有关规定分类整理归档。
第三十六条 合同档案的保存期限。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）要求，重大合同、重要合同保存期限为永久，一般合同保存期限为10年。
第三十七条 合同档案保管期满后，按学校档案管理规定进行鉴定和销毁。鉴定报告由学校档案室和业务主管部门存查。
第八章 责任追究
第三十八条 有下列情形之一，未给学校造成损失的，对直接责任者或负有领导责任的负责人进行批评教育；给学校造成经济损失的，由当事人承担相应的赔偿责任，并根据情节轻重追究相关人员的责任。
（一）业务主管部门及经办人未调查或审核对方资信情况，未审查对方主体资格，以致签约被骗的；
（二）违反程序和规定擅自对外签订合同的；
（三）委托代理人超越学校委托权限签订合同的；
（四）应签订书面合同但未签订的；
（五）合同审查部门、合同管理部门、业务主管部门和有关人员没有按本办法的规定履行职责的；
（六）丢失或者擅自销毁、隐匿合同和合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；
（七）在学校处理合同纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持的。
第三十九条 未经学校法定代表人书面授权，擅自以学校名义签订合同的单位或者个人，应对该合同承担全部责任。同时，学校将依照有关规定追究责任单位及责任人员的党纪、政纪和经济责任；触犯法律的，移送司法机关追究法律责任。
第四十条 学校所属的不具有法人资格的单位或个人擅自对外签订合同的，该单位应对合同承担一切法律责任；给学校造成损害的，学校将追究该单位负责人及有关责任人的责任。
第四十一条 在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私，损害学校利益的，学校依据有关规定追究当事人责任。构成违纪的，给予纪律处分；触犯法律的，移送司法机关处理。
第九章 附 则
第四十二条 特殊情况下难以按照本办法规定程序操作的，由分管校领导提出议题，经校长办公会议讨论通过后方可操作。
若遇到不可抗力的自然灾害等紧急情况，需进行抢修、抢救而必须立即签订的合同，可适当简化程序，由校长授权委托分管校领导确定，实行事后报告制度。
第四十三条 学校举办或设立的具有独立法人资格的单位可参照本办法管理合同事务。
第四十四条 本办法中未尽事宜，依据《中华人民共和国合同法》相关条款执行。
第四十五条 本办法由审计处负责解释。
第四十六条 本办法自2017年1月1日起施行。2008年11月6日施行的《湖南工程学院合同管理办法》（校办字〔2008〕45号）同时废止。
附件： 1. 湖南工程学院合同审批表
2. 湖南工程学院科研项目合同审批表
3. 合同业务主管部门及相关业务对应表
4. 合同管理工作流程
5. 风险点及主要防控措施一览表
湖南工程学院党政办公室 2016年12月21日印发
附件1：
湖南工程学院合同审批表
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合同名称
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合同编号
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合同相对方
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合同类别
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合同第三方
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合同总额
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业务主管部门
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经办人签字
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负责人签字
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会审部门意见
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相关单位
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签字： 年 月 日
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采购与招标中心
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签字： 年 月 日
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计划财务处
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签字： 年 月 日
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审计处
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签字： 年 月 日
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监察处
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签字： 年 月 日
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法律顾问
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（具体修改意见可另外附纸）
签字： 年 月 日
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业务分管
校领导
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签字： 年 月 日
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校长
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签字： 年 月 日
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说明：1. 此审批表与双方已签字盖章的合同原件由党政办公室保存归档；2. 对不涉及经济关系的合同可以不经财务、审计会审，对使用已经备案的标准文本并且未发生关键性变化的合同可以不经法律顾问会审；3. 涉及相关部门业务的合同，需经相关部门会审；4. 审核意见应明确、具体，不要使用模糊性语言或只签名字；5. 各审查部门原则上在2个工作日内完成会签；6. 本表可在党政办公室网页的下载区下载。
附件2： 湖南工程学院科研项目合同审批表
合同编号
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现申请签订 合同（协议），合（协）作单位为 ，经费 万元，经费来源为（账号） 。
本人保证此合同（协议） 中经费使用与项目预算一致，与项目内容相关，经费使用严格遵守湖南工程学院项目管理及财务管理等相关规定，没有超出合同（协议） 中有效、 合理内容以外的资金转移，并自觉接受学校财务、审计、纪检监察部门的监督检查。
项目负责人（签字）：
年 月 日
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院（部）审核意见：
院（部）主要负责人（签字）：
院（部） 盖章
年 月 日
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科技处审核意见：
负责人（签字）：
年 月 日
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学校意见：
负责人（签字）：
年 月 日
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说明：1. 此审批表与双方已签字盖章的合同原件由党政办公室保存归档；2. 所有科研合同经院部、科技处审核后报分管校领导审批；3. 审核意见应明确、具体，不要使用模糊性语言或只签名字；4. 各审查部门原则上在2个工作日内完成会签；5. 此表可在科技处网页下载区下载。
附件3：
合同业务主管部门及相关业务对应表
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序号
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业务主管部门
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合同类型
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备注
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1
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基建处
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基建工程合同
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安装工程合同
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维修改造施工合同
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招标代理合同
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工程设计合同
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勘察合同
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建设工程造价咨询合同
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建设工程测量合同
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建筑工程监理合同
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2
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教务处
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教材、作业本采购合同
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教学管理系统采购合同
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毕业证、学位证印制采购合同
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校企合作合同
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校地合作合同
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学生实习合同
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3
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资产管理处
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仪器、设备、家具采购合同
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仪器、设备、家具维修合同
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仪器、设备、家具运输合同
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场地租赁合同
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废旧物资处理合同
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4
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图书馆
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纸质图书资料采购合同
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电子数据库采购合同
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5
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学生工作处
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热水工程合同
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学生饮用水采购合同
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新生生活用品采购合同
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6
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后勤处
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大宗物资（米、面、油、肉禽、干货、蔬菜、药品）采购合同
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物业服务外包合同
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门面租赁合同
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特色餐饮承包合同
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体检项目合同
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水电气扩容改造合同
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抢修抢改项目合同
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零星维修改造合同
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7
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保卫处
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新生军训服装、军训教官服采购合同
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校卫队服装采购合同
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保安服务合同
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消防设备采购合同
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8
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党政办公室
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法律服务合同
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接待酒店、餐厅定点采购合同
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9
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宣传统战部
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报刊、宣传、广告材料印制合同
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10
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人事处
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劳务派遣合同
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11
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科技处
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纵向、横向研究、技术服务合同
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12
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招生与就业指导处
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邮寄录取证、学生档案合同
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招生宣传资料印制合同
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13
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计划财务处
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学生公寓回购合同
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贷款、借款合同
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14
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审计处
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建设工程造价咨询合同
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15
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离退休工作处
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体检项目合同
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短期旅游项目合同
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16
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团委
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宣传合作合同
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17
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工训中心
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低值易耗品采购合同
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18
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应用技术学院
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招生广告刊登合同
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19
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继续教育学院
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联合办学合同
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20
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网络信息中心
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网络系统售后服务合同
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网络设备采购合同
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电信网络基站租赁
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21
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校友办公室
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校友及校友单位捐赠合同
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说明：上表是根据2015年合同检查情况初步统计的。