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湖南工程学院政务信息化实施办法(试行)
2015-03-12 09:37 党政办公室    (点击: )

    为贯彻落实教育部、省教育厅有关教育系统政务信息化的建设精神,加快学院政务信息化建设的步伐,转变工作方式和工作作风,提高工作效率和办公质量,建立办事高效、运转协调、行为规范的管理体制,特制定此实施办法:

      一、转变观念,加强领导

    政务信息化是利用先进的科学技术,使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中,由人与技术设备构成服务于政务目的的人—机信息处理系统。作为一种新型的办公方式,实施中需要加强领导,需要解放思想,更新管理观念。

    学院成立政务信息化领导小组,组织、指挥、协调政务信息化工作。党政办公室全面负责政务信息化的建设与管理工作,负责基本信息、组织机构、个人基本信息的配置及办公系统使用人员的各种权限设置;按照机密密级严格管理注册用户身份识别(ID)文件和口令;负责指导和培训各单位、各级用户使用、安装系统软件,解决各单位系统管理员不能解决的问题等。网络信息中心协助开展政务信息化各项应用的技术工作,做好“教育行政办公系统”服务器硬件的安装、调试、维护,保证系统正常运行。

      二、重视培训,强化运用

    加强对使用人员的技术培训,尤其是提高中层以上干部、办公室系统人员的信息技术水平,增强使用计算机和办公应用系统的能力。各单位领导要高度重视,认真组织本单位用户认真学习“教育行政办公系统”的使用方法、工作流程及相关知识,全面熟练地掌握网上办公操作技能,积极参与“教育行政办公系统”的使用。督促各使用人员养成每天上班打开办公系统查看、阅读、及时处理各类电子文件的习惯,逐步适应网上办公。明确专人负责本单位客户端的安装,指导本单位用户运用该系统,处理运用中出现的有关问题,并向工作班子反馈信息。

    三、分步实施,逐步推进

    为了顺利实现传统办公向现代无纸化办公的过渡,学院按照“总体规划、统筹安排、分步实施、先易后难”的工作原则,有计划、分步骤地推进政务信息化工作。

    (一)1016日至1231日,学院办公业务实行纸质文件和网上文件并行,各部门需要发行文件、通知及公布其它信息,在上交纸质公文原稿的同时,必须同步使用网上办公系统,按程序上传待发的电子公文、信息,否则,党政办公室将不予接收办理。

    各部门需用学院会议室的,必须运用口头、电话或书面与网上预约并行的方式,适应网上预约。

   (二)从200711日开始,学院的公文流转、公文办理、督查、信息查询、会议室预订及工作安排等主要办公业务将全部通过网上传输,全面启动无纸化办公。

      四、规范流程,选准模块

    为提高工作效率、强化责任管理、减少工作矛盾和失误,实现公文网上快速流转、规范学院网上办公操作程序,学院统一使用教育部“教育行政办公系统”,要求在运用过程中,选择合理的网上办公系统工作模块。各模块的工作流程如下:

   (一)“今日工作”

        1、一般信息发布可选择使用“今日工作”模块中的“快速处理”子项流转办理。快速处理是指各处室之间诸如通知之类的不需要编文号或者签批的文书。

        2、为强化责任管理,重要信息发布与上传,必须选择“签报管理”工作模块流转办理。

        3、其流程为:

    拟稿人(拟稿)→部门负责人(审稿签批)→党政办负责人(审核)(重要内容及上传教育厅信息须报相关院领导签批)→党政办公室秘书(发布)。

    (二)“发文管理”

    “发文管理”是指由院党委、院行政所发需编文号的文件和各处室所发无需编文号的文件。赋予院领导、处级干部和党政办公室文件审核权。

        1、学院发文

    学院发文包括院党委、院行政发文。必须选择使用“发文管理”工作模块流转办理,必须提交院党政办公室审核。

    其流程为:

    拟稿人(拟稿)←→部门负责人(审稿)←→部门会签→党政办负责人(核稿)→院领导(签批)→党政办负责人→党政办文秘、文印员(编文号、打印)→机要员(盖章)分发、递交归档→档案管理员(存档)。[注:“←→”表示双向流程;“→”表示单向流程。下同]

        2、处室发文

以处室名义发布的文件则不需要提交院党政办公室,由本处室负责人审核后交主管院领导签批即可。

    其流程为:

拟稿人(拟稿)←→部门负责人(审稿)→主管院领导(签批)→部门负责人→干事、文印员(编文号、打印、分发、递交归档)→档案管理员(存档)。

    (三)“收文管理”

接收省教育厅等上级主管部门的来文、来函,此权限只赋予党政办公室秘书科。“档案查询”权限由综合档案室负责分配,暂定所有用户可浏览、查阅历史文件。综合档案室负责定期(文件分发一周后)将“发文管理”、“签报管理”中需归档的文件和请批件归档。

    (四)“签报管理”

    签报是指下级向上级提交的需要上一级领导签批的报告。如请示、报告等。

   其流程为:

   拟稿人(拟稿)←→部门负责人(审稿)→部门会签→部门负责人→主管院领导(签批)→承办部门(处理)→分发、递交归档→档案管理员(归档)。

    (五)“会议管理”

    各部门需用学院会议室召开会议的,要事先预定会议室,并在会议设置中详细填写各项内容,留下相应记录。

会议管理中的会场管理仅党政办公室秘书有权使用,各部门如果需要使用会议室请在会议管理功能中提前四小时预订会议室并发布会议通知。

    (六)“日程安排”、“外出登记”

凡上班期间因事离岗或外出办事的干部、职工,应在日程安排或外出登记中注明去向、时间、联系方式等,方便他人工作联系。

    (七)“网络公告”

   “网络公告”是指由党政办公室以学院名义发布的相关通知,仅党政办公室有权发布。其他处室需发布重要通知时,可经部门负责人、党政办负责人同意后,委托党政办公室发布。

      五、其他注意事项

    (一)处室负责人或党政办负责人在审核修改草拟人发来的文稿时务必点击开始审订,审核完成后,必须点击接受审订并保存。

    (二)对于接收到有附件的文件,请首先在自己的电脑中建立一个专用的文件夹,然后在附件上右击(点击鼠标的右键)并选择拆离,将其拆离到自己所建立的文件夹中后再阅读,不要使用直接启动附件的方式来阅读文件。

   (三)发文、签报、快速处理中的附件主要是用来传递诸如图片、视频、声音等非文字性文件,对于正文后所附文字性材料,则不必使用附件的方式来传递。例如:某文件后需附一份人员名单或其他内容,就不必使用插入附件的方式,而应直接将其附在正文后即可。

   (四)所有用户必须严格遵守国家有关政策法规,任何单位和个人不得利用办公系统发布创作作品、商业广告等非公务活动信息。

 

 



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