刘 国 荣

（2006年10月12日）

各位中层干部、同志们：

办公自动化是20世纪70年代中期迅速发展起来的一门综合性学科。将这门学科理论运用于办公实践，国外较早，我国从2000年开始启动全国政府系统办公自动化建设和应用工作，教育部从2001年开始推进教育系统政务信息化建设，湖南省教育厅从2002年开始启动，省内部分高校，如中南大学、湖南大学、湘大、农大、商学院等高校先后实施，反映很好。  

办公自动化技术是对传统办公方式的一次革命，是社会信息化的重要标志。传统的办公系统和现代化的办公自动化系统的最本质的区别是信息存储和传输的媒介不同，传统的办公系统利用纸张记录文字、数据和图形，利用照相机或摄象机胶片记录影象，利用录音机磁带记录声音。这些都属于模拟存储介质，所利用的各种设备之间没有自动的配合，难于实现高效率的信息处理、检索和传输，容易导致办公的拖沓、推诿，甚至失误；况且，存储介质占用的空间也很大，保存、查阅较困难。现代化的办公自动化系统中，利用计算机和网络技术使信息以数字化的形式在系统中存储和流动，软件系统管理各种设备自动地按照协议配合工作，使人们能够高效率地进行信息处理、传输和利用，大大提升办公效率和质量。

今天，我们推进办公自动化工作，标志着学院教育行政管理的一次历史性转折，具有十分重大的意义和管理作用。首先，能够有效建立办事高效、运转协调、行为规范的管理机制，其次，能够极大地促进工作方式和工作作风的转变，最后，能提高工作效率和办公质量。

因此，各位中层以上干部（包括我们院领导）要转变管理观念，加强领导，重视培训，强化运用。学院成立政务信息化领导小组，组织、指挥、协调政务信息化工作。党政办公室全面负责政务信息化的建设与管理工作，负责基本信息、组织机构、个人基本信息的配置及办公系统使用人员的各种权限设置，网络信息中心协助开展政务信息化各项应用的技术工作。学院按照“总体规划、统筹安排、分步实施、先易后难”的工作原则，有计划、分步骤地推进政务信息化工作。从现在起到12月31日，学院办公业务实行纸质文件和网上文件并行，从2007年1月1日开始，学院的公文流转、公文办理、督查、信息查询、会议室预订及工作安排等主要办公业务将全部通过网上传输，全面启动无纸化办公。

试运行期间，各位中层以上干部、办公室系统人员要认真学习“教育行政办公系统”的使用方法、工作流程及相关知识，全面熟练地掌握网上办公操作技能，积极参与“教育行政办公系统”的使用。养成每天上班打开办公系统查看、阅读、及时处理各类电子文件的习惯，逐步适应网上办公。