校办字〔2016〕46号

第一章 总 则

第一条 为加强学校档案管理工作，有效地保护和利用档案，更好地为学校建设和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《湖南省档案管理条例》等法规，结合我校档案工作实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校综合档案、人事档案和学生档案。综合档案指学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对本校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录（下同），由党政办公室负责。学校人事档案由人事处负责，学生个人档案由招生就业处负责。

第三条 档案工作是学校办学的重要基础工作之一，也是衡量学校教育教学质量和管理水平的一个重要标志，是学校整体发展规划的一部分，必须加强对档案工作的领导和管理。

第二章 管理体制和工作职责

第四条 学校档案工作由学校领导，同时接受省、市档案局及省教育厅的指导、监督与检查。

第五条 学校档案工作在校长统一领导下进行，由一名校领导分管；学校成立档案工作委员会，负责对全校档案工作进行监督、检查、指导与协调。学校档案室隶属校党政办公室。

第六条 档案室既是学校档案工作的职能管理部门，对校属各单位的档案工作实行监督和指导；又是集中统一永久保管和提供利用本校各门类档案的业务机构。

 第七条 档案室的工作职责：

1. 贯彻执行党和国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作；

2. 制订本校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况；

3. 负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计全校各类档案及有关资料；

4. 开展档案的开放和利用工作；

5. 参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；

6. 参加档案工作协作、学术研究与交流活动；

7. 参与学校基建、科研等重大项目的验收工作；

8. 负责全校专（兼）职档案工作人员的业务培训；

9. 开展档案宣传工作和利用者教育活动；

10.完成学校领导交办的其他工作任务。

第八条 校属各部门须确定一名负责人分管本部门的档案工作，并视情况配备一至二名专（兼）职档案工作人员，负责本部门档案的收集、立卷和移交归档工作。各部门工作人员都有配合档案员做好自身档案工作的职责。

第三章 档案工作人员

第九条 档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备大专以上文化程度和档案业务知识。

第十条 学校根据上级规定和本校规模与馆藏数量，配备适量的领导干部和专职档案工作人员。

第十一条 学校专职档案工作人员属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》（职改字[1986]第39号），实行专业技术职务聘任制。

第十二条 各级领导应为档案干部提高政治、业务素质和经济待遇创造条件，关心他们的思想、工作和生活。档案干部应保持相对稳定，一般不要轻易调离档案部门或档案岗位。

第四章 经费、库房和设备

长  第十三条 学校档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门应对用于本部门归档文件所需的档案装具等设备，在经费中给予支持。

第十四条 学校为档案室配置适宜保管档案的档案库房，并充分考虑学校的发展规模。存放声像、磁盘等特殊载体档案，应设有专门库房并配备恒温、恒湿设备。档案库房建设要符合《档案馆建筑设计规范》的要求。

第十五条 学校应有计划地为档案馆配置复印、录音、照相、录像、电脑、扫描、刻录、空调、温湿度自控系统等设备，逐步实现档案管理现代化、档案资料数据化。

第五章　档案的管理

第十六条   学校建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十七条　学校文件材料的归档范围为各部门在工作中形成的文件材料（具体归档范围见《湖南工程学院档案文件材料归档范围》），各门类归档文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。形成了电子文件的应同时上交与纸质文件内容、格式一致的电子版。

第十八条　档案室要制订科学合理的档案分类方案，对档案进行分类、编号和排列。

第十九条　严格实行档案工作的"四同步"管理，即布置、检查、总结、验收工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第二十条　学校对科研成果、产品规划与试制及生产、基建工程、贵重的设备等进行鉴定、验收时，有关职能部门或业务主管部门必须通知档案室派人参加，并会同档案室对应归档的文件材料加以审查，签署意见并出具证明材料，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

第二十一条　学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写或打印卷内目录，交本部门档案人员检查、装订后向档案馆移交。档案室应派人指导立卷工作。

第二十二条档案室必须对保管期限已满的档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，并造册报经校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十三条 档案室应指定专人负责进行下列统计工作：

1. 对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计；

2. 按照有关规定向省、市档案局和省教委报送档案工作基本情况统计报表。

第二十四条 档案室应研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。

第二十五条 档案室应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。

第六章 档案的利用与开放

第二十六条 档案室所保存的档案，主要供本校利用，如其他单位或个人需要查阅、摘录、复制时，应持单位介绍信或本人有效证件，方能进行；如需利用的档案涉及科研技术问题则须经科研主管部门负责人同意，必要时要报请校领导审查批准；如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准；利用者要求复制档案，由档案室负责办理。

第二十七条 档案室必须设立专门的阅览室，编制必要的检索工具，向利用者提供档案目录（属开放范围的）、全宗指南等。

第二十八条 档案室应积极开展档案编研工作。公开出版和公布档案，须经档案形成部门同意，并报请校领导批准。

第二十九条 对于重要的、珍贵的尤其是孤本档案和资料，一般不提供原件利用，如特殊需要，须经其业务主管部门同意。

第三十条 档案室应采取多种形式，如举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。

.  

第七章 考核、奖励与处罚

第三十一条 建立检查、考核和评估制度，对校属各部门档案的收集、立卷、移交工作进行考核，纳入学校年度部门考核指标体系。

第三十二条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，由学校或报请上级档案行政管理部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚；构成犯罪的，报请司法机关依法追究刑事责任。

第八章 附 则

第三十三条 本办法由校档案室负责解释。

第三十四条 本办法自发布之日起施行。